اطلاعیه‌ی بد را همه دیده‌ایم: «با سلام، به اطلاع می‌رساند در روزهای آینده شارژ باید پرداخت شود.» کدام روزها؟ چقدر؟ به چه کسی؟ نتیجه چند پیام پرسشی در گروه و چند نفری است که اصلاً نفهمیده‌اند چیزی گفته شده.
اطلاعیه‌ی خوب کوتاه است و چهار سؤال را جواب می‌دهد: چه شده؟ کِی؟ از من چه می‌خواهید؟ با چه کسی تماس بگیرم؟ در ادامه هشت متن آماده هست که می‌توانید جاهای خالی را پر کنید و بفرستید.
چهار قاعده‌ی اطلاعیه‌ی خوب
۱. یک موضوع در هر اطلاعیه. وقتی شارژ و قطع آب و جلسه در یک پیام بیایند، نیمی‌شان دیده نمی‌شود. ۲. تاریخ و ساعت دقیق. «به‌زودی» و «چند روز دیگر» اطلاعات نیستند. ۳. از مخاطب یک کار مشخص بخواهید: پرداخت تا فلان تاریخ، حضور در جلسه، خالی‌کردن پارکینگ. ۴. راه تماس بنویسید. شماره‌ی مدیر یا نحوه‌ی ثبت درخواست در برنامه.
۱. اطلاعیه‌ی شارژ ماه جدید
شارژ [ماه و سال] ساکنین محترم، شارژ ماه … برای هر واحد … تومان است. مهلت پرداخت تا … [تاریخ] است. نحوه‌ی پرداخت: … گزارش هزینه‌های ماه گذشته نیز منتشر شده و در دسترس است. برای سؤال: … (مدیر ساختمان)
اگر مبلغ نسبت به ماه قبل تغییر کرده، دلیلش را با یک جمله بنویسید و به مصوبه‌ی مجمع اشاره کنید. اقلام شارژ در شارژ ساختمان شامل چه هزینه‌هایی می‌شود توضیح داده شده است.
۲. یادآوری دوستانه‌ی بدهی
سلام و وقت بخیر. طبق حساب ساختمان، شارژ ماه … واحد … هنوز پرداخت نشده است (مبلغ: … تومان). اگر پرداخت شده، لطفاً رسید را برای ما بفرستید تا ثبت شود. اگر مشکلی هست یا نیاز به زمان بیشتر دارید، بفرمایید تا با هم هماهنگ کنیم. ممنون از همکاری شما.
این پیام را شخصی و به صورت خصوصی بفرستید، نه در گروه عمومی. ترتیب پیشنهادی پیگیری و لحن‌های دیگر در وصول شارژ معوق بدون درگیری آمده است.
۳. دعوت‌نامه‌ی مجمع عمومی
دعوت به مجمع عمومی [عادی/فوق‌العاده] ساختمان … از مالکان محترم دعوت می‌شود در جلسه‌ی مجمع عمومی در تاریخ … ساعت … در محل … حضور یابند. دستور جلسه: ۱. … ۲. … ۳. … در صورت نرسیدن جلسه به حد نصاب، جلسه‌ی نوبت دوم در تاریخ … ساعت … در همان محل برگزار می‌شود. مالکانی که نمی‌توانند حاضر شوند می‌توانند با وکالت‌نامه‌ی کتبی، نماینده معرفی کنند.
دعوت باید کتبی باشد و حداقل ۱۰ روز قبل از جلسه به اطلاع مالکان برسد؛ دستور جلسه را کامل بنویسید. جزئیات در راهنمای مجمع عمومی آمده است. بعد از جلسه هم صورتجلسه را مطابق نمونه‌های آماده تنظیم کنید.
۴. قطع آب یا برق برای تعمیر
قطع [آب/برق] — [روز و تاریخ] به دلیل تعمیر …، [آب/برق] ساختمان از ساعت … تا ساعت … قطع خواهد بود. لطفاً ذخیره‌ی لازم را از قبل تهیه کنید. در صورت تأخیر در پایان کار، اطلاع‌رسانی خواهد شد. مسئول پیگیری: … (تلفن …)
۵. تعمیر یا توقف آسانسور
آسانسور از [تاریخ] تا [تاریخ] بدون سرویس است. علت: …. تعمیرکار: …. پیش‌بینی ما این است که آسانسور تا … برگردد. برای ساکنین که نیاز به کمک دارند (سالمند، بیمار، حمل وسایل سنگین)، لطفاً با … تماس بگیرید. هر خبر تازه را همین‌جا اعلام می‌کنیم.
اگر زمان بازگشت مشخص نیست، همین را صادقانه بنویسید. «احتمالاً دو روز» بهتر از ساکتی است که همه را نگران می‌کند.
۶. انتشار گزارش مالی ماهانه
گزارش مالی [ماه و سال] منتشر شد. موجودی صندوق: … تومان — جمع شارژ دریافتی: … تومان — جمع هزینه‌ها: … تومان. هزینه‌ی بزرگ این ماه: … (… تومان). رسیدها نزد مدیر است و در صورت درخواست در اختیار هر ساکن قرار می‌گیرد.
ساختار گزارش را در شفافیت مالی در ساختمان توضیح داده‌ایم.
۷. خوش‌آمدگویی به ساکن جدید
به ساختمان … خوش آمدید. چند نکته‌ی مفید:
- شارژ هر ماه … تومان است و تا روز … پرداخت می‌شود.
- نحوه‌ی پرداخت و دریافت اطلاعیه‌ها: …
- برای گزارش خرابی در ساختمان: …
- مدیر ساختمان: … (تلفن …) از همین‌جا اگر سؤالی داشتید، بپرسید.
۸. اطلاع از تصمیم مجمع یا تغییر مدیر
تصمیمات مجمع عمومی مورخ … ۱. … (نتیجه‌ی رأی: … موافق، … مخالف) ۲. … متن کامل صورتجلسه نزد مدیر است و در صورت درخواست در اختیار هر مالک قرار می‌گیرد. [اگر مدیر عوض شده:] مدیر جدید ساختمان از تاریخ … آقای/خانم … است و شماره‌ی تماس ایشان … می‌باشد.
یک نسخه از صورتجلسه باید در اختیار همه‌ی مالکان قرار بگیرد، حتی کسانی که در جلسه نبودند. برای تغییر مدیر ببینید انتخاب مدیر ساختمان.
چند نکته‌ی تکمیلی
- اطلاعیه‌ی مهم را در دو جا بگذارید: یک‌جا که همه ببینند (اپ یا تابلو) و یک‌جا به‌عنوان سند (نسخه‌ی کاغذی یا فایل).
- اطلاعیه‌ی حقوقی کتبی باشد. دعوت مجمع و تصمیم‌های مجمع را فقط شفاهی یا در گروه نگذارید.
- لحن را ساده نگه دارید. اطلاعیه برای همه‌ی ساکنین است، نه فقط مالکان یا کسانی که به قانون آشنا هستند.
- اطلاعیه‌ی اضطراری را کوتاه و فوری بفرستید. بقیه‌ی توضیحات را بعد از رفع مشکل بنویسید.
نقش نرم‌افزار
در ساختمان من مدیر اطلاعیه را یک‌بار روی تابلو اعلانات می‌گذارد و برای همه‌ی واحدها دیده می‌شود، بدون اینکه در گروه‌های پراکنده گم شود. هر اطلاعیه یکی از سه اولویت عادی، مهم یا فوری را می‌گیرد؛ پس قطع آب با «فوری» و گزارش ماهانه با «عادی» فرستاده می‌شود. نرم‌افزار متن را برای شما نمی‌نویسد، اما این قالب‌ها را می‌توانید مستقیماً در آن بچسبانید.
