در بسیاری از ساختمان‌ها مدیر هست، اما سندی نیست که نشان بدهد او کی و چطور انتخاب شده. این کمبود سند تا وقتی همه راضی‌اند دیده نمی‌شود. وقتی یک نفر اختیار مدیر را زیر سؤال ببرد، یا بانک و شرکت آسانسور مدرک بخواهند، همه‌چیز به همان صورتجلسه‌ی انتخاب برمی‌گردد. این نوشته مراحل انتخاب مدیر را از دعوت تا صورتجلسه مرور می‌کند.
این متن مرور عملی است، نه مشاوره‌ی حقوقی. متن رسمی قانون تملک آپارتمان‌ها و آیین‌نامه‌ی اجرایی آن را از منابع رسمی بخوانید.
چه زمانی باید مدیر انتخاب شود؟
طبق قانون تملک آپارتمان‌ها، وقتی مالکان ساختمان بیش از سه نفر باشند، انتخاب مدیر یا مدیران لازم است. در عمل سه موقعیت باعث می‌شود مجمع برای انتخاب مدیر تشکیل شود:
- ساختمان تازه تحویل شده و هنوز کسی مسئول نیست.
- پایان دوره‌ی مدیر فعلی. انتخاب مدیر معمولاً در مجمع عمومی عادی سالانه انجام می‌شود (ببینید راهنمای مجمع عمومی).
- جای خالی در میانه‌ی دوره به‌خاطر استعفا یا عزل. در این حالت برای انتخاب جانشین باید مجمع فوق‌العاده تشکیل شود. درباره‌ی این حالت بیشتر در عزل مدیر ساختمان نوشته‌ایم.
چه کسی می‌تواند مدیر شود؟
قانون شرایط پیچیده‌ای نگذاشته، اما چند اصل مهم است:
- لازم نیست مدیر یکی از مالکان باشد. مجمع می‌تواند فردی از بیرون ساختمان را هم انتخاب کند.
- تعداد مدیران باید فرد باشد. اگر ساختمان هیئت مدیره دارد، تعداد اعضا فرد است تا در رأی‌گیری تساوی پیش نیاید.
- مدیر امین مالکان است و نمی‌تواند شخص دیگری را به‌جای خود انتخاب کند. می‌تواند نیروی خدماتی بگیرد، اما خودِ مدیریت قابل واگذاری نیست.
فهرست کامل تکالیف را در وظایف مدیر ساختمان ببینید؛ قبل از رأی‌دادن خوب است نامزدها بدانند چه کاری را می‌پذیرند.
مراحل انتخاب، قدم‌به‌قدم
۱. دعوت کتبی بدهید. دعوت‌نامه باید کتبی باشد و حداقل ۱۰ روز قبل از جلسه به اطلاع مالکان برسد. «انتخاب مدیر» را صریح در دستور جلسه بنویسید، چون تصمیم درباره‌ی موضوعی که در دستور نبوده قابل اعتراض است.
۲. به نصاب برسید. برای رسمیت نوبت اول، مالکانی که بیش از نصف مساحت کل ساختمان را دارند باید حاضر باشند. اگر نصاب کامل نشد، نوبت دوم با حضور مالکان بیش از یک‌سوم مساحت رسمیت پیدا می‌کند. تاریخ نوبت دوم را در همان دعوت‌نامه بنویسید.
۳. نامزدها را معرفی کنید. هر نامزد در چند جمله بگوید چقدر وقت دارد، چه سابقه‌ای دارد و آیا حق‌الزحمه می‌خواهد. اگر قرار است مدیر حق‌الزحمه یا معافیت از شارژ بگیرد، همین‌جا مطرح شود (ببینید حقوق مدیر ساختمان).
۴. رأی‌گیری کنید. انتخاب مدیر جزو تصمیم‌های عادی است و اکثریت آرای حاضران در جلسه‌ی رسمی کافی است. ملاک رأی در بیشتر موارد میزان مالکیت است، نه تعداد نفرات، و این را در صورتجلسه روشن بنویسید.
۵. صورتجلسه را در همان جلسه بنویسید و امضا کنید. بخش بعد می‌گوید چه چیزهایی در آن باشد.
۶. تحویل را برنامه‌ریزی کنید. اگر مدیر قبلی بوده، تاریخ و فهرست تحویل را همان روز مشخص کنید (چک‌لیست تحویل مدیریت).
در صورتجلسه‌ی انتخاب چه چیزهایی بنویسیم؟
| بند | چرا مهم است |
|---|---|
| نام مدیر (و در هیئت مدیره، نام هر عضو) | مشخص می‌کند طرف حساب چه کسی است |
| نتیجه‌ی رأی (موافق، مخالف، ممتنع) | اگر بعداً اعتراضی شد، مبنای بررسی است |
| مدت مدیریت و تاریخ پایان | از «تا ابد مدیر هستم» جلوگیری می‌کند |
| سقف هزینه‌ای که مدیر بدون مجمع می‌تواند خرج کند | رایج‌ترین موضوعی است که بعداً سر آن اختلاف می‌شود |
| حق‌الزحمه یا معافیت (اگر هست) | بدون این بند، مدیر نباید از صندوق برای خودش چیزی بردارد |
| حساب بانکی ساختمان و دارندگان حق برداشت | حساب ساختمان باید از حساب شخصی جدا باشد |
| تحویل از مدیر قبلی (تاریخ و مسئول) | تکلیف موجودی صندوق و اسناد را روشن می‌کند |
نمونه‌ی کوتاه
صورتجلسه‌ی مجمع عمومی — انتخاب مدیر ساختمان: … — تاریخ: …
جلسه با حضور مالکان … درصد از کل مساحت رسمیت یافت. نامزدها: … و …. پس از رأی‌گیری، آقای/خانم … با … رأی موافق از … رأی مأخوذه به‌عنوان مدیر ساختمان انتخاب شد. مدت مدیریت تا تاریخ … است. مدیر برای هزینه‌های تا سقف … تومان بدون مجمع اختیار دارد. حق‌الزحمه‌ی مدیر … (یا: مدیر حق‌الزحمه نمی‌گیرد). مدیر قبلی تا تاریخ … اسناد، موجودی صندوق و کلیدها را تحویل می‌دهد. امضای حاضران: …
متن‌های کامل‌تر، از جمله حالت استعفای مدیر قبلی، در نمونه صورتجلسه تغییر مدیر ساختمان هست.
مدیر مناسب را چطور انتخاب کنیم؟
این بخش توصیه‌ی عملی است، نه الزام قانونی. معمولاً چهار چیز بیشتر از بقیه اهمیت دارد:
- وقت و دسترسی. مدیری که ماه‌ها در سفر است یا شب‌ها دیر می‌آید، حتی با نیت خوب نمی‌تواند خرابی‌ها را پیگیری کند.
- اعتماد. مدیر با پول مشترک سروکار دارد. کسی را انتخاب کنید که ساکنین در مورد حساب‌وکتابش راحت‌اند.
- حوصله‌ی ثبت. لازم نیست حسابدار باشد، اما باید حاضر باشد هر هزینه را ثبت کند و رسید نگه دارد (شفافیت مالی).
- نداشتن تضاد منافع. اگر مدیر مالک شرکتی است که قرار است برای ساختمان کار کند، بهتر است تصمیم آن قرارداد با مجمع باشد، نه با خود او.
اشتباهات رایج
- انتخاب بدون نصاب. رأی جلسه‌ای که نصاب نداشته، پایه‌ی محکمی ندارد.
- ننوشتن مدت. مدیری که مدتش مشخص نیست، تمدید و عزلش هم مبهم است.
- ننوشتن سقف اختیار مالی. بعداً هر هزینه‌ی بزرگی سر دعوا می‌شود.
- انتخاب شفاهی. «همه موافق بودند» بدون امضا، در اختلاف ارزشی ندارد.
- انتخاب تعداد زوج مدیر که در رأی‌گیری هیئت مدیره به تساوی می‌رسد.
چند سؤال رایج
مدت مدیریت چقدر است؟ آیین‌نامه مدت مأموریت را مشخص کرده و مجمع می‌تواند آن را تغییر دهد؛ منابع حقوقی در نقل عدد (یک یا دو سال) هم‌نظر نیستند، پس متن رسمی آیین‌نامه را بخوانید. در هر حال مدت را در صورتجلسه بنویسید.
ساکن مستأجر هم می‌تواند مدیر شود؟ چون مدیر لازم نیست مالک باشد، مجمع می‌تواند او را هم انتخاب کند. اما خود مستأجر در مجمع حق رأی ندارد، مگر اینکه مالک به او وکالت داده باشد.
اگر هیچ‌کس نمی‌خواهد مدیر شود؟ چرخشی کردن مدیریت یا پرداخت حق‌الزحمه راه‌حل‌های رایج‌اند. گزینه‌ی دیگر مدیر حرفه‌ای است که روش‌ها و هزینه‌اش را در نوشته‌ی حقوق مدیر ساختمان آورده‌ایم.
نقش نرم‌افزار
نرم‌افزار انتخابات را برگزار نمی‌کند و جای صورتجلسه‌ی امضاشده را نمی‌گیرد. اما در ساختمان من مدیر زمان جلسه را ثبت می‌کند و ساکنین حضور یا غیبتشان را اعلام می‌کنند؛ پس پیش از روز جلسه معلوم است آیا نصاب جمع می‌شود. مدیر منتخب هم می‌تواند واحدها را تعریف کند، هزینه‌ها را ثبت کند و گزارش مالی را برای ساکنین منتشر کند.
