نارضایتی از مدیر معمولاً در گروه پیام‌رسان شروع می‌شود و همان‌جا می‌ماند. چند نفر شکایت می‌کنند، یکی می‌نویسد «عوضش کنیم»، و هیچ اتفاقی نمی‌افتد، چون معلوم نیست عزل مدیر با چه کسی و از چه راهی است. پاسخ کوتاه: با مجمع عمومی مالکان، همان جایی که مدیر را انتخاب کرده.
این نوشته مرور عملی است، نه مشاوره‌ی حقوقی. اگر اختلاف شما به شکایت مالی یا قضایی رسیده، قبل از هر اقدامی با یک وکیل مشورت کنید.
عزل مدیر با کیست؟
مدیر نماینده‌ی مالکان است و مجمع عمومی او را برمی‌گزیند. انتخاب یا عزل مدیر هم جزو تصمیم‌هایی است که مجمع می‌گیرد (ببینید قانون تملک آپارتمان‌ها به زبان ساده). نتیجه‌اش این است:
- یک ساکن یا یک گروه پیام‌رسان نمی‌تواند مدیر را عزل کند. هر تصمیمی بیرون از مجمع، رسمیت ندارد.
- مدیر با رأی مجمع تغییر می‌کند، نه با فشار یا نامه‌ی شخصی.
- اگر مدیر عزل شود، برای انتخاب جانشین باید مجمع فوق‌العاده تشکیل شود. پس بهتر است همان جلسه جانشین هم انتخاب شود تا ساختمان بدون مدیر نماند.
عزل، استعفا و پایان دوره
| چه کسی شروع می‌کند | چه چیزی لازم است | قدم بعدی | |
|---|---|---|---|
| پایان دوره | خودکار | مجمع عادی، انتخاب مجدد یا مدیر تازه | تحویل در صورت تغییر |
| استعفا | خود مدیر | پذیرفتن استعفا و ثبت آن | مجمع فوق‌العاده برای جانشین |
| عزل | مالکان | رأی مجمع با نصاب قانونی | مجمع فوق‌العاده یا همان جلسه برای جانشین |
در هر سه حالت، تحویل اسناد و صندوق باید ثبت شود؛ فهرست کاملش در چک‌لیست تحویل مدیریت است.
قبل از عزل، مستند کنید
بیشتر عزل‌ها وقتی به اختلاف تبدیل می‌شوند که ناراضی‌ها فقط «حس» دارند و سند ندارند. قبل از درخواست مجمع این‌ها را آماده کنید:
- گزارش مالی. مدیر باید به مجمع گزارش مالی بدهد (وظایف مدیر ساختمان). اگر گزارش نداده یا ناقص داده، همین یک نکته‌ی مستند است.
- تصمیم‌های اجرا‌نشده‌ی مجمع. مدیر مجری تصمیم‌های مجمع است؛ اگر مصوبه‌ای ماه‌ها اجرا نشده، تاریخش را بنویسید.
- درخواست‌های بی‌پاسخ. تاریخ و متن شکایت‌ها یا خرابی‌هایی که پیگیری نشده.
- فرق «ناراضی» با «تخلف». کندی یا بداخلاقی دلیل ناراحتی است؛ برداشت پول بدون اجازه یا حساب نامشخص مسئله‌ی دیگری است و برای آن مشورت حقوقی لازم است.
یک گفتگوی محترمانه و مکتوب با مدیر هم قبل از هر چیز ارزش دارد. گاهی مشکل با یک گزارش مالی روشن یا یک تقسیم کار تازه حل می‌شود.
مراحل عملی
۱. درخواست کتبی مجمع. چند مالک (هرچه بیشتر بهتر) درخواستی کتبی بنویسند و امضا کنند که مجمع برای بررسی مدیریت و انتخاب مدیر تشکیل شود. اگر مدیر دعوت نکرد، با مشورت وکیل مسیر قانونی دعوت مجمع را بررسی کنید.
۲. دعوت‌نامه‌ی رسمی. دعوت کتبی و حداقل ۱۰ روز قبل از جلسه، با دستور جلسه‌ی کامل. «بررسی عملکرد مدیر و انتخاب مدیر» را صریح بنویسید. جزئیات در راهنمای مجمع عمومی هست.
۳. به مدیر فعلی فرصت پاسخ بدهید. او را دعوت کنید و بگذارید گزارش بدهد. این کار هم منصفانه است، هم اعتراض بعدی را کم می‌کند.
۴. نصاب و رأی‌گیری. مالکانی که بیش از نصف مساحت را دارند باید حاضر باشند (در نوبت دوم بیش از یک‌سوم). نتیجه‌ی رأی را بر اساس میزان مالکیت بنویسید.
۵. جانشین را همان جلسه انتخاب کنید. مراحل انتخاب در انتخاب مدیر ساختمان آمده است.
۶. صورتجلسه. نتیجه‌ی رأی، تاریخ پایان مدیریت قبلی و تاریخ تحویل را بنویسید. متن آماده‌اش در نمونه صورتجلسه تغییر مدیر ساختمان هست؛ در حالت عزل، بند اول را مطابق توضیح همان نمونه عوض کنید.
۷. تحویل. تاریخ مشخص، حضور شاهد و صورتجلسه‌ی تحویل.
اگر مدیر قبلی تحویل نداد
- کتبی و با مهلت مطالبه کنید. فهرست دقیق چیزهایی که باید تحویل شود (موجودی صندوق، اسناد، کلیدها) را بنویسید و مهلت بدهید، ترجیحاً با ارسال رسمی.
- همه‌چیز را ثبت کنید. زمان درخواست، پاسخ‌ها و مغایرت‌ها.
- به مجمع گزارش بدهید تا تصمیم بعدی با اطلاع مالکان گرفته شود.
- اگر امتناع ادامه داشت، مسیر قضایی با کمک وکیل است. خودتان دست به اقدام فیزیکی نزنید.
چیزهایی که نباید کرد
- قفل مشاعات را عوض نکنید و دسترسی مدیر را بدون مصوبه‌ی مجمع قطع نکنید.
- از حساب ساختمان بدون تصمیم رسمی برداشت نکنید. حتی اگر مدیر فعلی را مقصر می‌دانید.
- اتهام را در گروه عمومی مطرح نکنید. هم رابطه‌ی همسایگی را خراب می‌کند، هم ممکن است خودتان را به دردسر بیندازد.
- مجمع بدون نصاب یا بدون دستور جلسه‌ی درست برگزار نکنید. تصمیم چنین جلسه‌ای قابل اعتراض است و ممکن است عزل از اول بی‌اثر شود.
چند سؤال رایج
اگر مدیر حق‌الزحمه می‌گرفته، تسویه چطور است؟ مبلغ و روش تسویه را در همان صورتجلسه بنویسید. اگر حق‌الزحمه با مصوبه‌ی مجمع بوده، پایان آن هم باید با تصمیم مجمع و مشخص باشد (حقوق مدیر ساختمان).
مدیری که عزل شده می‌تواند اعتراض کند؟ اگر دعوت یا نصاب درست نبوده، تصمیم قابل اعتراض است. به همین خاطر دعوت کتبی، دستور جلسه و صورتجلسه‌ی امضاشده اهمیت دارد.
اگر هیچ‌کس حاضر به مدیریت نباشد؟ مدیر حرفه‌ای (فرد یا شرکت بیرونی) یکی از راه‌هاست؛ گزینه‌های دیگر را در نوشته‌ی حقوق مدیر آورده‌ایم.
نقش نرم‌افزار
نرم‌افزار مدیر را عوض نمی‌کند؛ این تصمیم با مجمع است. اما اگر حساب ساختمان در ساختمان من ثبت شده باشد، گفتگو درباره‌ی عملکرد مدیر با عدد انجام می‌شود: هزینه‌ها با عنوان، مبلغ و تاریخ ثبت شده‌اند و ساکنین موجودی صندوق را می‌بینند. مدیر می‌تواند لینک گزارش مالی بسازد که بدون ورود باز می‌شود و فقط جمع‌ها را نشان می‌دهد، و زمان جلسه و حضور و غیاب ساکنین هم همان‌جا ثبت می‌شود تا پیش از مجمع معلوم باشد نصاب جمع می‌شود یا نه.
