بیشتر دعواهای بعد از تغییر مدیر از یک جمله شروع می‌شود: «من که این‌قدر پول در صندوق تحویل دادم.» جمله‌ی مقابل هم همیشه یکی است: «اما من این‌قدر تحویل گرفتم.» وقتی هیچ‌کس عدد را ننوشته، هیچ‌کس هم نمی‌تواند ثابتش کند. تحویل مدیریت یک کار اداری ساده است، به شرطی که مکتوب، شمارش‌شده و امضاشده باشد.
در وظایف مدیر ساختمان فهرست کوتاهی از موارد تحویل آمده است. این نوشته آن فهرست را کامل می‌کند و یک صورتجلسه‌ی آماده هم می‌دهد. تصمیم به تغییر مدیر را مجمع می‌گیرد؛ برای آن ببینید انتخاب مدیر ساختمان و عزل مدیر ساختمان.
چند اصل قبل از شروع
- حضوری و در یک تاریخ مشخص. تاریخ را بهتر است همان مجمع تعیین کند.
- با شاهد. یک نماینده‌ی مالکان یا یکی از ساکنین حاضر باشد.
- شمارش، نه اعتماد. پول نقد، کلیدها و اسناد را با هم بشمارید و عدد را بنویسید.
- دو نسخه‌ی امضاشده. یک نسخه برای مدیر جدید، یک نسخه برای مدیر قبلی، و رونوشتی برای مجمع.
چک‌لیست مالی
| مورد | چطور بررسی کنیم |
|---|---|
| موجودی نقد | با هم بشمارید، مبلغ را در صورتجلسه بنویسید، ترجیحاً عکس بگیرید |
| حساب بانکی ساختمان | صورت‌حساب تا روز تحویل را بگیرید و مانده را با موجودی اعلام‌شده تطبیق دهید |
| دارندگان حق برداشت | نام‌ها را به‌روز کنید تا مدیر قبلی دسترسی نداشته باشد |
| دفتر درآمد و هزینه و رسیدها | دست‌کم چند سال اخیر را تحویل بگیرید |
| فهرست بدهکاران | مبلغ بدهی هر واحد و سابقه‌ی پیگیری (وصول شارژ معوق) |
| بدهی‌های ساختمان به دیگران | تعمیرکار، شرکت آسانسور، قبض‌های پرداخت‌نشده |
| چک‌های صادرشده و هزینه‌های پیش‌پرداخت | تاریخ سررسید و مبلغ هرکدام |
قراردادها و بیمه
- بیمه‌نامه‌ی ساختمان و تاریخ پایان آن (بیمه آتش‌سوزی ساختمان). بیمه‌ی منقضی‌شده یعنی ساختمان بدون پوشش است.
- قرارداد آسانسور، نظافت، نگهبانی و موتورخانه با تاریخ شروع و انقضا، مبلغ و شماره‌ی تماس.
- هر تعهد باز: تعمیری که شروع شده یا پیش‌پرداخت شده.
موارد فنی و ساختمانی
- کلیدها. مشاعات، موتورخانه، پشت‌بام، انباری مشترک، شمارش‌شده.
- اسناد فنی و نقشه‌ها، اگر موجود است.
- دفترچه‌ی گارانتی و راهنمای تجهیزات (آسانسور، پمپ، آیفون تصویری، تابلو برق).
- محل شیرهای قطع اصلی آب، گاز و تابلو برق. این را مدیر جدید باید قبل از اولین حادثه بداند.
- شماره‌ی تعمیرکارهای معتمد و تاریخ آخرین سرویس آسانسور و موتورخانه.
موارد اداری و ارتباطی
- صورتجلسه‌های مجمع در چند سال اخیر (نمونه صورتجلسه).
- فهرست واحدها و ساکنین و شماره‌ی تماس آن‌ها. این اطلاعات خصوصی است و فقط برای امور ساختمان استفاده شود.
- خرابی‌ها و درخواست‌های باز و تصمیم‌هایی که هنوز اجرا نشده.
- حساب‌ها و دسترسی‌ها: گروه‌های پیام‌رسان ساختمان، حساب‌های آنلاین، اپلیکیشن‌ها و هر چیزی که با نام مدیر قبلی ثبت شده. دسترسی مدیر قبلی را بعد از تحویل ببندید.
نمونه صورتجلسه تحویل
صورتجلسه‌ی تحویل و تحویل‌گیری مدیریت ساختمان … تاریخ: … — محل: … حاضران: مدیر قبلی (آقای/خانم …)، مدیر جدید (آقای/خانم …)، شاهد (آقای/خانم …)
۱. وجه نقد: مبلغ … تومان شمارش و تحویل شد. ۲. حساب بانکی: مانده‌ی حساب شماره‌ی … در تاریخ … مبلغ … تومان است؛ صورت‌حساب ضمیمه است. ۳. اسناد مالی: دفتر درآمد و هزینه، رسیدها و فهرست بدهکاران از تاریخ … تا … تحویل شد. ۴. قراردادها و بیمه: بیمه‌نامه (اعتبار تا …)، قرارداد آسانسور، نظافت و … با تاریخ انقضا تحویل شد. ۵. کلیدها و اسناد فنی: … عدد کلید و اسناد فنی فهرست‌شده‌ی پیوست تحویل شد. ۶. تعهدات باز: … (در صورت وجود). ۷. مغایرت‌ها: … (در صورت وجود، با مبلغ و مهلت رفع).
این صورتجلسه در دو نسخه تنظیم و به امضای طرفین رسید. امضاها: مدیر قبلی … — مدیر جدید … — شاهد …
اگر مغایرتی پیدا شد
- همان لحظه در صورتجلسه بنویسید: چه چیزی، چقدر، و مدیر قبلی چه توضیحی داد.
- مهلت مشخص برای رفع بدهید و آن را هم بنویسید.
- بدون اتهام گزارش بدهید. موضوع را در مجمع مطرح کنید، نه در گروه.
- اگر مغایرت جدی و مالی بود، پیش از هر اقدام با وکیل مشورت کنید.
هفت روز اول بعد از تحویل
۱. دارندگان حق برداشت حساب بانکی را به‌روز کنید. ۲. تاریخ پایان بیمه و قراردادها را در تقویم بنویسید. ۳. با شرکت آسانسور تماس بگیرید و آخرین سرویس را بپرسید. ۴. به ساکنین اطلاع بدهید مدیر جدید کیست و چطور می‌توانند با او ارتباط بگیرند. ۵. یک گزارش مالی اولیه از وضعیت تحویل‌گرفته‌شده منتشر کنید (شفافیت مالی). ۶. خرابی‌ها و درخواست‌های باز را فهرست و اولویت‌بندی کنید. ۷. دسترسی گروه و حساب‌های آنلاین را بازبینی کنید.
چند سؤال رایج
اگر مدیر قبلی در دسترس نباشد؟ اسنادی که در اختیار ساختمان است را با حضور شاهد جمع‌آوری و فهرست کنید، موضوع را به مجمع گزارش دهید و برای اقدام بعدی با وکیل مشورت کنید.
آیا تحویل باید حتماً رسمی باشد؟ هرچه مکتوب‌تر، بهتر. صورتجلسه‌ی امضاشده بهترین دفاع از هر دو طرف است و اگر اختلافی پیش بیاید، همین سند مبنای بررسی می‌شود.
نقش نرم‌افزار
نرم‌افزار کلید و بیمه‌نامه‌ی کاغذی را تحویل نمی‌دهد. اما اگر حساب ساختمان در ساختمان من ثبت شده باشد، موجودی صندوق، وضعیت پرداخت هر واحد و هزینه‌های ثبت‌شده در یک‌جا دیده می‌شود، و مدیر می‌تواند از آن یک خروجی اکسل بگیرد که شامل خلاصه، فهرست واحدها و ساکنین، شارژها و هزینه‌هاست. همین نسخه‌ی گرفته‌شده در روز تحویل، مرجع خوبی برای صورتجلسه است. اگر ساختمان از قبل حساب نقدی دارد، مدیر می‌تواند موجودی اولیه‌ی صندوق را هم وارد کند.
